第一章 总则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》相关要求，为规范本会的档案管理，有效保护和利用档案发挥重要作用，结合本会工作实际制定本办法。

第二条 本会档案是在日常工作活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形成的历史记录。按照国家档案相关规定，必须实行集中统一管理，保证档案的齐全与完整。

本会档案，除文字和实物档案外，应当同时实现电子形式档案备份保存。

第二章 工作职责

第三条 档案工作由办公室主任直接领导，由一位兼职档案人员负责每年档案立卷归档工作。

第四条 实行以文件形成的部门立卷制度，即各部门按照本岗的职责做好每年的文件收集，整理和立卷归档工作。

第五条 档案应当分年、分类归档。

第三章 归档范围及保管期限

第六条 文书档案（文件材料）

（一）上级主管机关针对本会贯彻执行的文件。（重要的永久或长期保存）

（二）本会与各级教育行政部门的往来文件。（重要的永久或长期保存）

（三）机构成立的报告及上级批复通知的文件。（永久或长期保存）

（四）本会历届领导任命的上级文件。（永久或长期保存）

（五）本会历届会员代表大会的文件材料。（重要的永久或长期保存）

（六）本会召开的会员代表大会、理事（常务理事）会议的文件材料。（重要的永久或长期保存）

（七）本会向上级机关主管部门及领导的工作报告，请示和批复的文件材料。（重要的永久或长期保存）

（八）本会的大事记，工作计划、总结、会议纪要。（永久或长期保存）

（九）本会制定的各类工作规章制度，规范条例。（重要的永久或长期保存）

（十）本会主办或参与联合主办的会议活动的文件材料。（重要的永久或长期保存）

（十一）本会工作活动中产生的各种登记注册的证件；合同文件、合作协议等文件材料。（重要的长期或短期保存）

（十二）反映本会各类重要工作的往来信函。（重要的长期或短期保存）

第七条 在本会机关工作的个人档案，包括在本会机关工作的个人入职登记材料、个人身份证明材料、在本会历年工作述职报告、个人劳动合同书、聘书等。（重要的永久或长期保存）

第八条 会员（个人和单位会员）档案，包括个人和会员入会申请材料、审批材料、会员信息宣传材料等。（重要的长期保存）

第九条 历届国家级人大、政协委员名单。（重要的永久或长期保存）

第十条 学术研究及出版物档案材料

（一）国家级，省市级的教育科研课题文件材料。（国家级的永久，省市级的长期保存）

（二）本会公开发表的学术论文，纪念文集等。（重要的永久，一般的长期保存）

（三）本会主办出版的书籍、杂志、简报等刊物。（永久或长期保存）

（四）本会主持的重要调研报告（永久或长期保存）

第十一条 照片、声像档案材料

（一）本会召开的会议活动场景的报告录音、录像、照片等。（永久或长期保存）

（二）本会举办的重大纪念活动、重要的会议照片、领导合影、录音、录像等声像材料。（永久或长期保存）

（三）本会历届重要领导级人物的照片。（永久或长期保存）

（四）参加各省级本会召开的重要会议活动的照片等声像材料。（重要的长期，一般的短期保存）

第十二条 实物档案

（一）上级机关授予的奖状、奖杯、证书等。（重要的永久，一般的长期保存）

（二）经审批注销不同时期单位的实效印章。（重要的永久或长期保存，一般的短期保存）

第四章 档案借阅与查阅

第十三条 本会工作人员查阅档案，须经本部门领导同意，经办公室领导或上一级领导批准方可查阅。

第十四条 查阅利用档案的人员一律在档案室阅览，如确因工作需求借出的，必须经办公室领导同意，并严格履行借阅登记手续按时归还。档案严禁带出本本会以外。

第十五条 利用档案的人员必须爱护档案，严禁涂改、损坏、撕页、私自抄录、复印，在文件上圈点，批注等损毁档案的行为。

第十六条 档案管理人员应该仔细检查借阅后归还的档案。如有破损、丢失、涂改等情况，应立即向上级主管领导报告。

第十七条 档案室提供的档案证明材料，应以引述或节录档案原文为主，并仔细核对审查，加盖档案公章，确保证明材料的准确性和真实性。

第十八条 查阅借阅档案均应在登记簿上进行登记。

第五章 附则

第十九条 本规定经会长批准后，自2018年6月1日起实行。

责任编辑：郭宝